虛報開支

浩榮是一家上市公司的會計經理,他發現一些高層虛報公幹支出作為其額外福利。他應如何處理?
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Padded expense accounts
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浩榮是一家上市公司的會計經理,公司各部門主管從外地參加區域會議回來後,均會向會計部提交開支單據。各人的開支大致相若,唯一例外的是新任部門主管阿堅,他所申領的款項較其他人少六千元。會計部人員對此感到奇怪,因為公司每名出差人員均是使用相同的交通工具及入住同一家酒店。浩榮是公司的老臣子,他知道公司內誇大公幹費用的情況非常普遍。有些副總裁級人員更開玩笑說,對他們而言公幹費用形同一項額外的員工福利。當然,公司明文禁止虛報公幹費用,違例者將被降級或解僱,而浩榮的其中一項職責正是要切實執行有關政策。

浩榮應怎樣做?他應否建議阿堅「入鄉隨俗」,修改他申領的款項?還是應該嚴厲打擊一眾違規者?他應否向所有員工發出通告重申有關政策?

Case Analysis

浩榮可參考ETHICS PLUS道德抉擇方案以解決兩難境況及揀選最佳處理方法。在認清所有可行辦法及作出最恰當選擇的同時,他應該考慮以下因素:

  1. 有否抵觸其專業、行業規則或公司守則?

  2. 會否違反法例?

  3. 與其自我價值觀如盡責、公平及忠誠相符嗎?

  4. 可否毫無顧慮,公開及誠實地向第三者透露自己的決定嗎?

就專業操守而言,浩榮應遵守有關誠信、專業技能及專業行為的基本原則,並在履行會計經理職務時,遵守香港會計師公會的相關守則。另外,浩榮所屬公司的守則列明禁止虛報公幹開支,他應履行其管治角色,向管理層報告違規行為,他亦應與上級或領導層討論應採取的適當措施以糾正或減輕不合規的後果,並考慮應否向外部審計師披露違規的情況。

此外,根據《防止賄賂條例》第9(3)條,任何僱員使用虛假文件/收據/帳目意圖欺騙其僱主,均屬違法。行規慣例或對法律的無知並不是辯護理由。涉事的部門主管有可能因使用虛假的發票欺騙公司而觸犯上述法例。此外,他們還可能觸犯欺詐罪,違反《盜竊罪條例》第17條。

專業會計師在維護企業良好管治和保障不同持份者的利益方面擔當著守護者的角色。 浩榮應採取補救措施,協助公司建立誠信文化並執行相關政策。

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忠於僱主相對於對其他利益相關者的責任

畢先生在一間業務擴展迅速並計劃上市的製造商任職財務總監。公司董事長要求畢先生協助,改動部分管理賬項的數據 ,並批核沒有證明文件支持的申領開支款項申請。銀行的市場推廣董事白先生亦表示向他提供「有價值的消息」……
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Loyalty to Employer vs Responsibilities to Other Stakeholders
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畢先生在一間業務擴展迅速並計劃上市的製造商任職財務總監。為了給外間一個良好業績的形象,公司董事長暗示畢先生要小心處理財政預測和預期的銷售增長。他更明確表示,因為畢先生是專業人士,他不會理會畢先生採用哪一種會計處理方法。

在選擇商人銀行協調上市工作方面,董事會對畢先生的建議作出慎重考慮。多家銀行的經理紛紛聯絡畢先生,向他介紹他們的服務。其中 OPQ 銀行的市場推廣董事白先生介紹過銀行提供的服務後,透露自己目前正在處理一宗收購計劃。他表示,如果畢先生協助他取得這宗生意,他可以向畢先生提供一些關於這項收購計劃的可靠消息。

畢先生並沒有將白先生的話放在心上。董事會根據他中肯客觀的報告,選擇了OPQ 銀行負責公司的上市工作。最後,公司成功上市。董事會積極考慮擴展公司的業務,惟必須獲得銀行支持。董事長再次要求畢先生協助,改動部分管理賬項的數據,以便取得銀行信貸。畢先生感到很為難,董事長遂向他說:「用不著擔心,這不過是慣常的商業活動,我們沒有做錯,只是計劃更周全罷了。」

正當畢先生盤算如何處理董事長的要求之際,總經理助理又要求他簽發一張50,000 元的支票給某家銀行信貸部門的黃經理。該助理說,這事已由總經理批准,畢先生只需在支票上簽字並記入「酬酢」支出項便可。畢先生很懷疑此舉又是否一項「慣常商業活動」。

總經理助理離開後,白先生來電邀請畢先生晚膳,並表示會遵守諾言,向他提供「有價值的消息」。

如果你是畢先生,你會怎樣做?你會如何處理董事長和總經理助理的要求,又會否應白先生之邀赴會?

Case Analysis

上市用的財務預測

畢先生當然要小心地處理財務預測和預期的銷售增長。他應該將所有預測的基準記錄下來,並與董事長商議及取得他的同意。這些基準將會交由保薦公司上市的商人銀行及申報會計師審閱。公司上市後,最終是否能夠達到預期的盈利水平,將會受到公眾和監管機構的監察。雖然董事長表示不在乎畢先生採用哪一種會計處理方法,但畢先生還是應該確保遵守香港會計師公會頒佈的會計實務準則,遇到公會沒有明文規定的地方,則應採用最佳的會計應用守則。

董事長要求改動管理賬項的數據

畢先生首先應向董事長指出,造假賬是刑事罪行。其次,向銀行提交的會計資料大都會被審核。假如銀行發現管理賬項的數據與經審核會計數據之間存在重大偏差,必定會要求解釋,這樣,公司的誠信必定會受到質疑,而最壞的情況是銀行甚至會撤回財務支援。

總經理助理要求簽發支票

畢先生應該將這件事向董事長報告,並說明相關的法律後果。畢先生也應趁此機會促請董事長制定一套紀律守則,加強公司的內部監管制度。

提供「有價值消息」

首先,所謂有價值消息很可能就是內幕消息。如果利用這些消息來買賣股票,將會導致嚴重的法律後果。其次,由於畢先生是以客觀公正的態度評估各間商人銀行,因此他沒有理由會因為 OPQ 銀行獲得委任而希望收到「禮物」,這一點必須向白先生說清楚。如果畢先生與白先生的晚餐只是一般的社交應酬,畢先生毋須刻意迴避。假如畢先生不經意地從白先生那裡聽到有價值的消息,只要他本人沒有利用這些消息進行股票交易,也沒有建議或引導其他人利用這些消息進行股票交易,便不會觸犯《證券及期貨條例》有關內幕交易的條文。

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問卷問題
1. 您目前身處哪個國家或地區?
香港
中國大陸
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2. 您所代表的組織屬於哪種類型?
上市公司
大型私營企業
中小企業/新創企業
非政府組織/非營利組織
公共組織
商會/行業協會
其他(請說明)
3. 貴組織的規模有多大?
1 至 49 名員工
50 至 99 名員工
100 至 249 名員工
250 名或以上員工
4. 您的職級或職位為何?
高階主管/資深管理層
中階管理層
專業
主管級別
第一線/技術人員
其他(請說明)

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