虚报开支

浩荣是一家上市公司的会计经理,他发现一些高层虚报公干支出作为其额外福利。他应如何处理?
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Padded expense accounts
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浩荣是一家上市公司的会计经理,公司各部门主管从外地參加区域会议回來后,均会向会计部提交开支单据。各人的开支大致相若,唯一例外的是新任部门主管阿坚,他所申領的款项较其他人少六千元。会计部人员对此感到奇怪,因为公司每名出差人员均是使用相同的交通工具及入住同一家酒店。浩荣是公司的老臣子,他知道公司内夸大公幹费用的情况非常普遍。有些副总裁级人员更开玩笑說,对他们而言公幹费用形同一项额外的员工福利。当然,公司明文禁止虚报公幹费用,违例者将被降级或解僱,而浩荣的其中一项职责正是要切实执行有关政策。

浩荣应怎样做?他应否建议阿坚「入乡随俗」,修改他申領的款项?还是应该严厉打击一众违规者?他应否向所有员工发出通告重申有关政策?

Case Analysis

浩荣可参考ETHICS PLUS道德抉择方案以解决两难境况及拣选最佳处理方法。在认清所有可行办法及作出最恰当选择的同时,他应该考虑以下因素:

  1. 有否抵触其专业、行业规则或公司守则?

  2. 会否违反法例?

  3. 与其自我价值观如尽责、公平及忠诚相符吗?

  4. 可否毫无顾虑,公开及诚实地向第三者透露自己的决定吗?

就专业操守而言,浩荣应遵守有关诚信、专业技能及专业行为的基本原则,并在履行会计经理职务时,遵守香港会计师公会的相关守则。另外,浩荣所属公司的守则列明禁止虚报公幹开支,他应履行其管治角色,向管理层报告违规行为,他亦应与上级或领导层讨论应採取的适当措施以纠正或减轻不合规的后果,并考虑应否向外部审计师披露违规的情况。

此外,根据《防止贿赂条例》第9(3)条,任何僱员使用虚假文件/收据/帐目意图欺骗其僱主,均属违法。行规惯例或对法律的无知并不是辩护理由。涉事的部门主管有可能因使用虚假的发票欺骗公司而触犯上述法例。此外,他们还可能触犯欺诈罪,违反《盗窃罪条例》第17条。

专业会计师在维护企业良好管治和保障不同持份者的利益方面担当着守护者的角色。 浩荣应採取补救措施,协助公司建立诚信文化并执行相关政策。

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忠于雇主相对于对其他利益相关者的责任

毕先生在一间业务扩展迅速并计划上市的制造商任职财务总监。公司董事长要求毕先生协助,改动部分管理账项的數据 ,并批核没有证明文件支持的申领开支款项申请。银行的市场推广董事白先生亦表示向他提供「有价值的消息」……
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Loyalty to Employer vs Responsibilities to Other Stakeholders
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毕先生在一间业务扩展迅速并计划上市的制造商任职财务总监。为了给外间一个良好业绩的形象,公司董事长暗示毕先生要小心处理财政预测和预期的销售增长。他更明确表示,因为毕先生是专业人士,他不会理会毕先生採用哪一种会计处理方法。

在选择商人银行协调上市工作方面,董事会对毕先生的建议作出慎重考虑。多家银行的经理纷纷聯络毕先生,向他介绍他们的服务。其中 OPQ 银行的市场推广董事白先生介绍过银行提供的服务后,透露自己目前正在处理一宗收购计划。他表示,如果毕先生协助他取得这宗生意,他可以向毕先生提供一些关于这项收购计划的可靠消息。

毕先生并沒有将白先生的话放在心上。董事会根据他中肯客观的报告,选择了OPQ 银行负责公司的上市工作。最后,公司成功上市。董事会积极考虑扩展公司的业务,惟必须获得银行支持。董事长再次要求毕先生协助,改动部分管理账项的數据,以便取得银行信贷。毕先生感到很为难,董事长遂向他說:「用不着担心,这不过是惯常的商业活动,我们沒有做错,只是计划更周全罢了。」

正当毕先生盘算如何处理董事长的要求之际,总经理助理又要求他签发一张50,000 元的支票给某家银行信贷部门的黄经理。该助理說,这事已由总经理批准,毕先生只需在支票上签字并记入「酬酢」支出项便可。毕先生很怀疑此举又是否一项「惯常商业活动」。

总经理助理離开后,白先生來电邀请毕先生晚膳,并表示会遵守諾言,向他提供「有价值的消息」。

如果你是毕先生,你会怎样做?你会如何处理董事长和总经理助理的要求,又会否应白先生之邀赴会?

Case Analysis

上市用的财务预测

毕先生当然要小心地处理财务预测和预期的销售增长。他应该将所有预测的基准记錄下來,并与董事长商议及取得他的同意。这些基准将会交由保荐公司上市的商人银行及申报会计师审阅。公司上市后,最终是否能够达到预期的盈利水平,将会受到公众和监管机构的监察。虽然董事长表示不在乎毕先生採用哪一种会计处理方法,但毕先生还是应该确保遵守香港会计师公会颁佈的会计实务准则,遇到公会沒有明文规定的地方,则应採用最佳的会计应用守则。

董事长要求改动管理账项的數据

毕先生首先应向董事长指出,造假账是刑事罪行。其次,向银行提交的会计资料大都会被审核。假如银行发现管理账项的數据与经审核会计數据之间存在重大偏差,必定会要求解释,这样,公司的诚信必定会受到质疑,而最坏的情况是银行甚至会撤回财务支援。

总经理助理要求签发支票

毕先生应该将这件事向董事长报告,并說明相关的法律后果。毕先生也应趁此机会促请董事长制定一套纪律守则,加犟公司的内部监管制度。

提供「有价值消息」

首先,所谓有价值消息很可能就是内幕消息。如果利用这些消息來买卖股票,将会导致严重的法律后果。其次,由于毕先生是以客观公正的态度评估各间商人银行,因此他沒有理由会因为 OPQ 银行获得委任而希望收到「禮物」,这一点必须向白先生說清楚。如果毕先生与白先生的晚餐只是一般的社交应酬,毕先生毋须刻意迴避。假如毕先生不经意地从白先生那裡听到有价值的消息,只要他本人沒有利用这些消息进行股票交易,也沒有建议或引导其他人利用这些消息进行股票交易,便不会触犯《证券及期货条例》有关内幕交易的条文。

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调查问题
1. 您目前身处哪个国家或地区?
香港
中国大陆
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上市公司
大型私营企业
中小企业/初创企业
非政府组织/非营利组织
公共组织
商会/行业协会
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3. 贵组织的规模有多大?
1 - 49 名员工
50-99名员工
100 至 249 名员工
250名或以上的员工
4. 您的职级或职位是什么?
高管/高级管理层
中层管理人员
专业
管理层
一线/技术人员
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