採購工作的貪污風險

一家公司的助理服務經理收受一家電腦硬件供應商的銷售經理提供的電腦器材,作為向該名供應商訂購貨品的報酬。
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Risks of corruption in the procurement
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一家公司的助理服務經理收受一家電腦硬件供應商的銷售經理提供的掃瞄器、打印機、投影機、光碟書寫機等多件總值十一萬元的電腦器材,作為向該名供應商訂購貨品的報酬。他又偽造公司文件購買硬碟、顯示器、奔騰II(Pentium II)處理器,然後帶回家中作為己用。

最後該名銷售經理和助理服務經理被裁定罪名成立,分別被判入獄二十個月及十二個月。

Case Analysis

調查心得 

家賊難防:該名助理服務經理的公司已在採購工作方面制定指引,規定每次購貨必須取得最少兩份報價單。可是,他仍與供應商同流合污,以假報價單欺騙僱主。

隨意拿走公司財物:助理服務經理可將公司的資訊科技設施帶返家中使用,顯示公司的資產管控工作完全失敗。

管理人員須知      

採購工作易生貪污漏洞:無論在傳統或以資訊科技為主導的工作環境裏,採購工作一直是容易出現貪污漏洞的一環。事實上,不法之徒用的來去都是那幾道板斧,只是新瓶舊酒而已。這些行為往往在公司進行電腦化時便會乘機湧現,如在購買資訊科技器材和外判顧問服務時處理不當,不法之徒便可從中進行非法交易。

採取「平常心」策略:資訊科技是一門專門學問,不諳此道的管理層自然要向資訊科技專才尋求協助。但管理層不可因此而藉詞不進行可有助減少貪污舞弊行為的監察與制衡工作。採取「平常心」策略,也是可行的解決方法。

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利用虛假公司欺騙公司

某公司軟件工程師將一項工作外判予一間公司處理,但卻又再將它分判給該軟件工程師。
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Deceiving the company by subcontracting a job from a contractor
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某公司軟件工程師在接獲指示須設計數碼電話錄音機的電腦軟件後,便託詞工作繁忙而提議將該項工作外判予由舊同事全資擁有的軟件公司處理。

軟件公司東主最初無意接受該項工作,但經不起軟件工程師不斷游說,終於答應先把工作接下來,再將它分判給該軟件工程師。在這件事上,軟件工程師利用該軟件公司欺騙僱主,從中取得9 0 % 的工程款項,即95,000元,而餘款則歸該軟件公司東主所有。

不久,東窗事發,軟件工程師被控两項接受非法利益及提供假資料的罪名,最後被判入獄九個月,緩刑两年。

Case Analysis

根據香港工程師學會的紀律守則,工程師必須對僱主盡忠,並避免進行任何與僱主的利益有抵觸的業務、投資或活動。軟件工程師在事件中違反了這項規定。

受僱工作或合約亦算是利益。由於軟件工程師的公司並沒有准許他擔任兼職或接受任何與職務有關的利益,他接受該項軟件設計工作實在已觸犯了《防止賄賂條例》第9條。

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貪污目的未達仍可入罪

素心被公司委任為採購資訊科技設施委員會主席。儘管素心明知自己不能左右委員會的決定,她卻接受了其中一名電腦供應商所提供的賄賂。
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Bribery still exists even if the purpose of the bribe has not been achieved
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一家國際企業計劃在香港設立東南亞總部,並成立委員會負責為公司挑選新辦公室的資訊科技設施及電腦軟件的供應商。該委員會由企業副總裁素心擔任主席。

素心的一位在電腦供應商工作的舊同學知悉此事後,便聯絡素心。為了可以左右素心的決定以獲得資訊科技設施及電腦軟件的合約,他送上一隻名貴手錶。素心雖然清楚這位舊同學的企圖,亦明知自己沒有權力影響整個委員會的決定,但卻敵不過貪念而收下這份禮物。為了進一步左右素心的決定,她的同學再藉詞到素心家中敘舊,臨離開時趁機留下一部最新出品的手提電腦,佯稱供素心出外公幹時「試用」。

委員會經反覆討論後,最後決定將合約判給另一間公司。素心的舊同學雖然不滿,但卻無計可施。後來素心的同事中有人得知素心收下手錶及手提電腦的事,並竊竊私語,最終引起公司管理層的注意,並向廉署舉報。

Case Analysis

素心的舊同學以禮物利誘她,屬行賄,而素心收取了禮物則是受賄。雖然實際上素心未有向其同學的公司訂貨,但雙方已觸犯了《防止賄賂條例》。

根據《防止賄賂條例》第 11 條,只要所提供的利益是作為獲取公事上方便的誘因或報酬,則受賄者不能以「無權力辦理」、「無意辦理」、「事實上未有辦理」等藉口作辯護。就算最後結果或目的未達,收受任何禮物或利誘仍屬違法。

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採購過程中收受利益

資訊科技經理志仁負責為其工程公司採購局部區域網絡系統。一家供應商的技術銷售經理試圖向志仁提供名貴的家用電腦組合來換取生意。
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Accepting advantage from contractor
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志仁是一所大型工程公司的資訊科技經理,負責為公司採購局部區域網絡(LAN)系統。他開始聯絡不同的供應商,其中一家是中型電腦供應商ABC,其接頭人是年青有為的技術銷售經理高潤。

高潤游說志仁購置一套約值五十萬元的LAN系統,並指該套系統是現時市場上最划算的產品。能成功推銷產品固然可喜,但高潤真正的目標是利潤更可觀的售後保養及維修服務。志仁表示他要先向上司取得準許並需邀請其他電腦公司報價作比較。為了確保這宗交易,高潤建議如果志仁協助他獲得合同,他便向志仁免費提供一套最新款的家用電腦組合供他個人使用。

志仁應該做什麼?他應該接受高潤的提議嗎?如果他這樣做,會不會觸犯法例?

Case Analysis

志仁身為僱員,如果未得到僱主的許可,收受高潤提供的利益,以協助高潤取得生意合約,便有可能觸犯《防止賄賂條例》第9(1)條。

根據《防止賄賂條例》第2條,利益包括任何饋贈、貸款、費用、報酬、佣金、職位、合約、服務、優待及免除借貸或法律責任等。高潤提供給志仁的免費電腦組合可被視為利益。

而高潤亦可能因行賄而違反《防止賄賂條例》第9(2)條。

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高爾夫球會籍的誘惑

顧客服務主任偉桐和兼職電話推銷員阿強在電話公司的同一組工作。當阿強知道偉桐熱衷於打高爾夫球,他便提議如果偉桐將客戶的個人資料洩露給他,他可為偉桐取得高爾夫球會籍。
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A long shot: facing temptation
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偉桐是電話公司的顧客服務主任。他勤奮及負責任的表現廣為同事稱許。他在部門內亦交了不少朋友,當中包括阿強。

阿強是兼職電話推銷員,與偉桐屬同一組。他人脈廣闊,擁有多個尊尚會所會籍。他經常宴請偉桐及在假日相約偉桐到外地打高爾夫球。

偉桐對高爾夫球這項運動趨之若鶩。他熱愛那綠悠悠的草地及悠然自得的感覺。最重要的還有那種富豪的氣派。偉桐希望擁有自己的高爾夫球會籍,但以他目前的收入和人際網絡,那又談何容易。

阿強告訴偉桐凡事皆有可能。「如果你把客戶的個人資料洩露給我,我可以替你弄個會籍回來。既然你可以輕易地登入公司的電腦系統,這應該沒有問題的。」

偉桐清楚知道,阿強是利用所取得的客戶個人資料作不法用途以謀取私利。他雖然不欲參與任何非法勾當,但卻難抵那個高爾夫球會籍的誘惑。若憑他的本事和收入,恐怕要再過數十年才有機會取得高爾夫球會籍。同時,偉桐的腦海裏亦泛起與阿強吃喝玩樂的快活情景,令他開始有所動搖,並心想要找一個能登入公司電腦系統的同事做代罪羔羊亦很容易。他應否答應阿強的要求呢?

Case Analysis

偉桐身為僱員,若未得僱主(即電話公司)的批准,收受阿強提供的利益,以洩露客戶的個人資料,便有可能觸犯《防止賄賂條例》第9(1)條。

根據《防止賄賂條例》第2條,利益包括任何饋贈、貸款、費用、報酬、佣金、職位、合約、服務、優待及免除借貸或法律責任等,而高爾夫球會籍亦可被視為利益的一種。

阿強亦有可能因行賄而違反《防止賄賂條例》第9(2)條。。

此外,偉桐和他的公司可能因為洩露客戶的個人資料以謀私利或導致客戶損失,或未能保障客戶個人資料而違反《個人資料(私隱)條例》。

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洩露機密資料予前同事

一名政府督察從部門的電腦資料庫中複製資料紀錄,然後電郵給一名開設顧問公司的舊同事用作兜售生意。
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Leakage of confidential information to former colleague
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一名政府督察從部門電腦資料庫中複製超過100份資料紀錄並儲存到他的隨身碟(USB) 內,然後將資料電郵給一名開設顧問公司的舊同事。這些資料紀錄涉及一些未能符合該政府部門規例的公司。該名顧問公司東主其後根據資料的內容,接觸有關公司並兜售顧問服務。部分公司幾乎在接到政府的警告通知後便收到顧問公司的銷售電話,他們懐疑當中涉及貪污,遂向廉署舉報。

Case Analysis

雖然迎部門允許員工基於工作需要而複製電腦系統內的資料到隨身碟中,但部門指引亦清楚規定,員工不可將存儲在隨身碟中的資料洩露給未經授權的第三者。個案中的督察雖然知道指引中的規定,卻明知故犯。

單憑制定指引不能推動誠信文化。貪污往往因監管不力和職員行為不當所致。上述個案正好顯示,若缺乏監控員工行為操守的措施,訂立規則的作用亦會有限。容許職員將敏感資料複製於隨身碟後帶返家中工作,無疑增加資料外洩的機 會。因此,適當管制在辦公室使用的流動裝置是重要的。

此外,管理層應體察民情、耳聽八方,利益衝突問題一旦處理不當,便會引致貪污舞弊情況。不正當使用個人資料會觸犯《個人資料( 私隱)條例》,使公司陷入連場官司,蒙受損失。因此適當指導職員,對防貪工作至為重要。

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利用假文件誤導主事人會觸犯《防止賄賂條例》

梁先生是一名香港公司派駐內地工廠的董事,他指使運輸公司東主在月結單上誇大運輸費用,然後利用假文件誤導主事人。
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Falsifying documents to mislead the principal constitutes an offence under the POBO
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梁先生是一名香港公司派駐內地工廠的董事。他將貨運合約批予一間跨境運輸公司,並向運輸公司東主表示自己是工廠的老闆,訛稱工廠每月有很多雜項開支沒法入帳,因而要誇大運輸費用作報銷。梁先生指使運輸公司東主在月結單上將運輸費用誇大2萬元,之後他將該月結單遞交給公司,然後再經工廠會計主任的個人銀行帳戶將運輸款項轉交運輸公司,在9個月內,梁先生透過會計主任的銀行帳戶挪用了公司18萬元。

後來運輸公司東主發現梁先生原來只是受薪董事,並非工廠的真正老闆。

Case Analysis

根據《防止賄賂條例》,代理人亦包括公司的個別董事。在上述案中,梁先生作為董事以代理人身分蓄意利用虛假文件欺騙及誤導主事人(即公司),觸犯了《防止賄賂條例》第9 (3) 條。

梁先生提供虛假資料,誤導運輸公司東主,亦可能觸犯偽造帳目及訛騙罪。

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攤分利潤

高菲在鐘錶製造公司負責與配件供應商接洽。一名供應商提議把配件價格提高 4%,他倆便可將利潤平分。
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Profit-splitting
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高菲於一間鐘錶製造公司任職採購主任,負責與配件供應商接洽。某日,供應商世文邀約高菲午膳商談生意。世文提議如果高菲推薦他的公司繼續成為高菲所屬公司的供應商,他會把其公司所供應的配件價格提高 4%,待交易完成後,他倆便會將利潤平分,各取 2%袋袋平安。

高菲聽後不禁有點錯愕。然而,即使世文抬高報價,他的價錢仍是眾多供應商中最低的,當然,他公司的產品質素不屬於行內最高,但亦達到基本要求。高菲心想,自己剛購置物業並繳付了大筆首期,該筆回佣作為額外收入其實也來得合時,況且對公司而言,這尚算一宗不俗的交易。

高菲會否因接納世文的建議而觸犯法例?在作出決定時應考慮什麼因素?

Case Analysis

高菲作為僱員,如未得到其主事人(即鐘錶製造公司)的許可,接受利益(即世文提高價格後提供的2%回佣),作為向其鐘錶製造公司推薦世文的公司為供應商的報酬,有可能觸犯《防止賄賂條例》第9條。世文亦會因為行賄而觸犯該條例。

高菲面對道德兩難,衝擊她的個人價值如盡責及誠實。在處理此事上,高菲應釐清事實及相關的持份者,並在評估所有可行辦法及作出決定時考慮以下因素:

  1. 有否抵觸其專業、行業規則或公司守則?
  2. 會否違反法例?
  3. 與其自我價值觀如盡責及誠實相符嗎?
  4. 可否毫無顧慮,公開及誠實地向第三者透露自己的決定嗎?

ETHICS PLUS 道德抉擇指引可協助她解決兩難的境況。

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非法收取供應商回扣

周先生與三位朋友一同創業,合資在香港開設化學工程公司,並在廣東省設置廠房,從事化學工業。他們四人為公司董事,各佔股份25%。
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Unauthorized rebate from supplier
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周先生在內地廠房工作經驗豐富,打通兩地人脈關係,與內地供應商及政府官員稔熟,他便自薦兼任內地廠房總經理一職,受薪管理內地業務。

周先生經常向合資伙伴吹噓,指內地廠房能順暢運作,全憑他穿針引線。他又經常吐苦水,埋怨應酬開支大,要自己補貼。

身為內地廠房主管,周先生在採購物料上擁有決策權。其中一名香港供應商,得悉周先生最近在內地置業,便送上名貴影音器材,目的是爭取化工原料的合約。

結果,這名「細心」的供應商跟周先生做成了第一宗生意。為求穩奪日後的供應合約,這名供應商按周先生的要求,提供交易額5% 作回佣,直接存入周先生在香港的銀行賬戶。

Case Analysis

根據《防止賄賂條例》,公司的主事人是整個董事會,而個別股東或董事則屬代理人身分。個案中,周先生乃股東之一,身兼廠房的受薪總經理,因此他是一名代理人。周先生須獲董事會的同意才可以在公事上索取或收受利益。

根據《防止賄賂條例》第9條,收受利益後,代理人須於合理可能範圍內儘早申請事後批准。同時,主事人在給予許可之前,必須仔細考慮申請詳情,有關許可方為有效。

周先生的公司未有事先訂明代理人可否收受與公事有關的利益,調查期間,周先生辯稱曾知會其他股東,回佣是用以補貼內地應酬開支,但事實上周先生只是與其中兩位股東在閒談中提及,董事會並沒有商議或正式通過有關安排,更遑論備存任何有關收受回佣的資料或處理記錄。換言之事發時,周先生尚未獲得公司同意收受回佣。收受回佣後,他也沒有儘早向公司申請事後批准,故此周先生收取回佣並未獲得主事人的許可。

為保障公司及持份者利益,任何機構都應主動規範董事會成員及各級職員接受利益的情況,並以書面方式清楚列明公司立場和有關接受利益及款待的政策。公司政策亦應詳列申報程序及查詢渠道,讓員工可安心按規章辦事。

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防貪政策模糊 股東無所適從

鍾先生與他的朋友在內地成立了一間玩具生產企業,而他負責監督製造過程。他向某內地供應商要求回佣,作為判授訂單的報酬。
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Lacking a clear company policy
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鍾先生與幾位朋友合資,在內地經營生產玩具的企業,鍾先生佔有一成股權,並主要負責控制生產程序。由於鍾先生在採購物料上有決策權,他向一內地供應商暗示希望得到交易額的百分之五作為回佣,作為向其公司判授採購訂單的報酬。事件遭揭發後,廉署發現其他股東對鍾先生收受利益一事毫不知情,而公司亦沒有明確政策監管股東或職員有關收受利益的行為。最後,調查顯示鍾先生在八個月內共收受了五萬元,因觸犯《防止賄賂條例》而被判入獄。

Case Analysis

在香港,根據《防止賄賂條例》,任何代理人(一般指僱員)如未獲主事人(一般指僱主)批准,私下收受利益,作為影響與主事人有關業務的報酬,即屬違法。此外,如果可以證明賄賂行為的任何部分是在香港發生,則仍有可能會受到《防止賄賂條例》的監管。雖然鍾先生是其中一名股東,但根據法律他亦是一名代理人,所以收受利益前必須獲得公司的同意。

私營機構應主動規範各級職員(包括董事)因處理公事而接受個人利益的情況,並以書面方式清楚列明公司的立場和政策、可收受的利益及其上限價值、先決條件等等。有關政策亦應詳列申請程序及查詢渠道。

此外,為確保能以合理價錢採購品質優良的生產物料,以及防止職員在採購過程中濫用職權或貪污瀆職,機構應制定完善的採購程序,並經常提醒職員必須以公平和公正的準則選擇物料供應商。

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問卷問題
1. 您目前身處哪個國家或地區?
香港
中國大陸
其他(請說明)
2. 您所代表的組織屬於哪種類型?
上市公司
大型私營企業
中小企業/新創企業
非政府組織/非營利組織
公共組織
商會/行業協會
其他(請說明)
3. 貴組織的規模有多大?
1 至 49 名員工
50 至 99 名員工
100 至 249 名員工
250 名或以上員工
4. 您的職級或職位為何?
高階主管/資深管理層
中階管理層
專業
主管級別
第一線/技術人員
其他(請說明)

感謝您的回饋。