「标价」不可泄露
一名年轻工程师在招标过程中被分判商诱惑,分判商要求他泄露内部资料,并向他提供优厚酬勞作购买新屋之用。
大卫毕业后于建筑公司担任初级工程师,因工作关系,他和分判商陈先生变得熟络,而陈先生亦视大卫如老朋友,于周末及假期经常邀请大卫享用奢华晚宴及免费澳门旅游,兩人关系极为融洽。
最近,大卫的公司即将就大屿山一项數十亿元的发展项目进行招标,陈先生对此甚感兴趣。大卫负责收取标书报价文件,在截标前数天,陈先生以奢华的晚宴款待大卫,席间更向大卫提出一项建议。陈先生要求大卫窥探已提交标书的报价,并向他透露最低投标价,这样他便可以更低的价格入标及中标。
陈先生知道大卫需要首期置业,并表示只要他中标,大卫即可获得优厚酬勞。陈先生游說大卫說,他公司绝不逊于其他入标者,故此,这是一个双嬴局面。大卫不想破坏他与陈先生的友好关系,同时自己需要首期置业,大卫应否答应陈先生的要求呢?他们的行为是否违法?会否对任何人构成伤害呢?
个案分析
根据《防止贿赂条例》第9(1)条,若大卫(即代理人)在未获其雇主(即主事人)批准下,接受利益(即陈先生提供的置业首期),作为诱因以协助陈先生中标,则构成犯罪。同时,根据《防止贿赂条例》第9(2)条,陈先生承诺向大卫提供贿款亦可能违法。
此外,如大卫向陈先生泄露内部资料,大卫有可能会违反香港工程师学会守则,即作为工程师,不可泄露机密资料及须以公司最大利益作依归。
贪污妨碍公平竞争,若分判商并不是按其能力经客观评估而挑选,会令工程质素成疑,甚至危及公众安全。为了维持专业道德及避免违法,大卫应拒绝陈先生的要求,并向所属公司及/或廉政公署举报。
个案剖析
采购人员泄漏敏感标价等机密资讯,意图偏袒特定投标商,会严重破坏采购程序的公平竞争与诚信。为防止此类不当行为,公司应建立完善的采购系统,确保能择优挑选最合适的承办商。例如:
(一) 采取预防措施以防招标资料外泄,例如透过电子渠道接收投标书,且分拆密码由不同员工分别保管,并指派独立小组见证开标程序;
(二) 禁止在截止时间前开启已收到的投标书,并确保投标书由指定员工保管,以尽量降低资料外泄风险;
(三) 仅在管理层(或投标委员会,如有)基于合理理由批准后,方可接受逾期投标书;
(四) 要求参与采购的员工申报是否涉及利益冲突,并妥善处理任何已申报的利益冲突,以降低诚信风险;及
(五) 妥善保存招标过程的相关文件记录,包括但不限于会议纪录、投标评审与议价、往来信函,以及利益冲突的申报与处理,以便进行独立审计并确保问责性。