利用公司资源从事兼职

伊玲是一间大型私人机构的合约员工,她办事效率过人,往往能在限期前把工作做好。为确保将来收入,她计划「善用」公司资源从事兼职。
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Using office resources for private business
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伊玲是一间大型私人机构的合约员工,她天资聪颖及办事效率过人,往往能在限期前把工作做好。不过,她沒有在人前吹嘘自己的才幹,因她担心老闆会给她更多新工作,亦会令其他同事显得缺乏效率。作为合约员工,她自知约满后便要离开公司,为自己将来的事业铺路及保障收入,她打算在办公时间内假装忙着工作,掩饰她利用公司资源从事兼职。

伊玲心想:她比其他同事更有效率和能力不是她的错。况且她只是合约员工,很快便会离开公司。她需要为自己的未来做好准备。

伊玲的秘密计划合理吗?有沒有顾及公司的利益?她在实行她的兼职计划之前需要考虑哪些因素?

Case Analysis

伊玲面对道德两难,冲击她的个人价值观如尽责及诚实。在处理此事上,伊玲应釐清事实及相关的持份者,并在评估所有可行办法及作出决定时考虑以下因素:

  1. 有否抵触其专业、行业规则或公司守则?
  2. 会否违反法例?
  3. 与其自我价值观如尽责及诚实相符吗?
  4. 可以毫无顾虑,公开及诚实地向第三者透露自己的决定吗?

ETHICS PLUS 道德抉择指引可协助她解决两难的境况。

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双重处事标准

菲力是生产部经理,阿芝及家俊是其助手。菲力因阿芝是总经理的亲戚,宽松处理阿芝涉嫌虚报逾时工作津贴的问题,但对家俊的同样问题则甚为强硬。
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Partial prudence
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菲力是一间大型玩具厂的生産部经理,其助手阿芝及家俊负责处理生产缐工人的逾时工作津贴申请。阿芝因为是总经理的亲戚,而且靑春少艾,样貌端好,甚得菲力喜爱;家俊一向卤莽无禮,从來不放菲力于眼内。最近,财务部向菲力投诉,质疑多项经阿芝提交的逾时工作津贴申请。公司内有传言谓,阿芝夸大逾时工作时间,甚至利用「鬼工」提交虚构的申请。可是,菲力从來不会质疑阿芝提交的资料,只会好言相劝,提醒阿芝将來处理逾时工作津贴申请时还是谨慎爲妙。

另一方面,财务部亦有向菲力投诉家俊。他们发现家俊提交的超时工作时数与实际有差异。不过菲力处理家俊的手法则相对地严苛。

菲力以双重标准处理事情是否恰当?同事们又会怎样看待菲力的作为呢?若菲力严厉对待阿芝,会否令总经理不快而影响他的前途?

Case Analysis

菲力面对道德两难,冲击他的个人价值观如公平、责任感及诚实。在处理此事上,菲力应釐清事实及相关的持份者,并在评估所有可行办法及作出决定时考虑以下因素:

  1. 有否抵触其专业、行业规则或公司守则?
  2. 会否违反法例?
  3. 与其自我价值观如公平、尽责及诚实相符吗?
  4. 可以毫无顾虑,公开及诚实地向第三者透露自己的决定吗?

ETHICS PLUS 道德抉择指引可协助他解决两难的境况。

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泄露机密资料予前同事

一名政府督察从部门的电脑资料库中复制资料纪錄,然后电邮给一名开设顾问公司的旧同事用作兜售生意。
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Leakage of confidential information to former colleague
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一名政府督察从部门电脑资料库中复制超过100份资料纪錄并储存到他的随身碟(USB) 内,然后将资料电邮给一名开设顾问公司的旧同事。这些资料纪錄涉及 一 些未能符合该政府部门规例的公司。该名顾问公司东主其后根据资料的内容,接触有关公司并兜售顾问服务。部分公司几乎在接到政府的警告通知后便收到顾问公司的销售电话,他们懐疑当中涉及贪 污,遂向廉署举报。

Case Analysis

虽然迎部门允许员工基于工作需要而复制电脑系统内的资料到随身碟中,但部门指引亦清楚规定,员工不可将存储在随身碟中的资料洩露给未经授权的第三者。个案中的督察虽然知道指引中的规定,却明知故犯。

单凭制定指引不能推动诚信文化。贪污往往因监管不力和职员行为不当所致。上述个案正好显示,若缺乏监控员工行为操守的措施,订立规则的作用亦会有限。容许职员将敏感资料复制于随身碟后带返家中工作,无疑增加资料外洩的机 会。因此,适当管制在办公室使用的流动装置是重要的。

此外,管理层应体察民情、耳听八方,利益冲突问题一旦处理不当,便会引致贪污舞弊情况。不正当使用个人资料会触犯《个人资料( 私隐)条例》,使公司陷入連场官司,蒙受损失。因此适当指导职员,对防贪工作至为重要。

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利用假文件误导主事人会触犯《防止贿賂条例》

梁先生是一名香港公司派驻内地工厂的董事,他指使运输公司东主在月结单上夸大运输费用,然后利用假文件误导主事人。
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Falsifying documents to mislead the principal constitutes an offence under the POBO
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梁先生是一名香港公司派驻内地工厂的董事。他将货运合约批予一间跨境运输公司,并向运输公司东主表示自己是工厂的老闆,讹称工厂每月有很多杂项开支沒法入帐,因而要夸大运输费用作报销。梁先生指使运输公司东主在月结单上将运输费用夸大2万元,之后他将该月结单递交给公司,然后再经工厂会计主任的个人银行帐户将运输款项转交运输公司,在9个月内,梁先生透过会计主任的银行帐户挪用了公司18万元。

后來运输公司东主发现梁先生原来只是受薪董事,并非工厂的真正老闆。

Case Analysis

根据《防止贿賂条例》,代理人亦包括公司的个別董事。在上述案中,梁先生作为董事以代理人身分蓄意利用虚假文件欺骗及误导主事人(即公司),触犯了《防止贿賂条例》第9 (3) 条。

梁先生提供虚假资料,误导运输公司东主,亦可能触犯伪造帐目及讹骗罪。

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摊分利润

高菲在钟表制造公司负责与配件供应商接洽。一名供应商提议把配件价格提高 4%,他俩便可将利润平分。
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Profit-splitting
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高菲于一间钟錶制造公司任职採购主任,负责与配件供应商接洽。某日,供应商世文邀约高菲午膳商谈生意。世文提议如果高菲推荐他的公司继续成为高菲所属公司的供应商,他会把其公司所供应的配件价格提高 4%,待交易完成后,他俩便会将利润平分,各取 2%袋袋平安。

高菲听后不禁有点错愕。然而,即使世文抬高报价,他的价钱仍是众多供应商中最低的,当然,他公司的产品质素不属于行内最高,但亦达到基本要求。高菲心想,自己刚购置物业并缴付了大笔首期,该笔回佣作为额外收入其实也來得合时,况且对公司而言,这尚算一宗不俗的交易。

高菲会否因接纳世文的建议而触犯法例?在作出决定时应考虑什么因素?

Case Analysis

高菲作为僱员,如未得到其主事人(即钟錶制造公司)的许可,接受利益(即世文提高价格后提供的2%回佣),作为向其钟錶制造公司推荐世文的公司为供应商的报酬,有可能触犯《防止贿赂条例》第9条。世文亦会因为行贿而触犯该条例。

高菲面对道德两难,冲击她的个人价值如尽责及诚实。在处理此事上,高菲应釐清事实及相关的持份者,并在评估所有可行办法及作出决定时考虑以下因素:

  1. 有否抵触其专业、行业规则或公司守则?
  2. 会否违反法例?
  3. 与其自我价值观如尽责及诚实相符吗?
  4. 可否毫无顾虑,公开及诚实地向第三者透露自己的决定吗?

ETHICS PLUS 道德抉择指引可协助她解决两难的境况。

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非法收取供应商回扣

周先生与三位朋友一同创业,合资在香港开设化学工程公司,并在广东省设置厂房,从事化学工业。他们四人为公司董事,各占股份25%。
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Unauthorized rebate from supplier
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周先生在内地厂房工作经验丰富,打通两地人脉关係,与内地供应商及政府官员稔熟,他便自荐兼任内地厂房总经理一职,受薪管理内地业务。

周先生经常向合资伙伴吹嘘,指内地厂房能顺畅运作,全凭他穿针引缐。他又经常吐苦水,埋怨应酬开支大,要自己补贴。

身为内地厂房主管,周先生在採购物料上拥有决策权。其中一名香港供应商,得悉周先生最近在内地置业,便送上名贵影音器材,目的是争取化工原料的合约。

结果,这名「细心」的供应商跟周先生做成了第一宗生意。为求稳夺日后的供应合约,这名供应商按周先生的要求,提供交易额5% 作回佣,直接存入周先生在香港的银行账户。

Case Analysis

根据《防止贿赂条例》,公司的主事人是整个董事会,而个別股东或董事则属代理人身分。个案中,周先生乃股东之一,身兼厂房的受薪总经理,因此他是一名代理人。周先生须获董事会的同意才可以在公事上索取或收受利益。

根据《防止贿赂条例》第9条,收受利益后,代理人须于合理可能范围内儘早申请事后批准。同时,主事人在给予许可之前,必须仔细考虑申请详情,有关许可方为有效。

周先生的公司未有事先订明代理人可否收受与公事有关的利益,调查期间,周先生辩称曾知会其他股东,回佣是用以补贴内地应酬开支,但事实上周先生只是与其中两位股东在闲谈中提及,董事会并沒有商议或正式通过有关安排,更遑论备存任何有关收受回佣的资料或处理记录。换言之事发时,周先生尚未获得公司同意收受回佣。收受回佣后,他也沒有儘早向公司申请事后批准,故此周先生收取回佣并未获得主事人的许可。

为保障公司及持份者利益,任何机构都应主动规范董事会成员及各级职员接受利益的情况,并以书面方式清楚列明公司立场和有关接受利益及款待的政策。公司政策亦应详列申报程序及查询渠道,让员工可安心按规章办事。

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防贪政策模糊 股东无所适从

钟先生与他的朋友在内地成立了一间玩具生产企业,而他负责监督制造过程。他向某内地供应商要求回佣,作为判授订单的报酬。
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Lacking a clear company policy
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锺先生与几位朋友合资,在内地经营生产玩具的企业,锺先生佔有一成股权,并主要负责控制生产程序。由于锺先生在採购物料上有决策权,他向一内地供应商暗示希望得到交易额的百分之五作为回佣,作为向其公司判授採购订单的报酬。事件遭揭发后,廉署发现其他股东对锺先生收受利益一事毫不知情,而公司亦沒有明确政策监管股东或职员有关收受利益的行为。最后,调查显示锺先生在八个月内共收受了五万元,因触犯《防止贿赂条例》而被判入狱。

Case Analysis

在香港,根据《防止贿赂条例》,任何代理人(一般指僱员)如未获主事人(一般指僱主)批准,私下收受利益,作为影响与主事人有关业务的报酬,即属违法。此外,如果可以证明贿赂行为的任何部分是在香港发生,则仍有可能会受到《防止贿赂条例》的监管。虽然锺先生是其中一名股东,但根据法律他亦是一名代理人,所以收受利益前必须获得公司的同意。

私营机构应主动规范各级职员(包括董事)因处理公事而接受个人利益的情况,并以书面方式清楚列明公司的立场和政策、可收受的利益及其上限价值、先决条件等等。有关政策亦应详列申请程序及查询渠道。

此外,为确保能以合理价钱採购品质优良的生产物料,以及防止职员在採购过程中滥用职权或贪污渎职,机构应制定完善的採购程序,并经常提醒职员必须以公平和公正的准则选择物料供应商。

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外判工序 难抵金钱诱惑

生产部经理王先生负责监督内地厂房的整个生产过程,并需将部份工序外判予合适的制造商。 两家制造商向王先生提供回佣,诱使他发出更多生产订单。
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Awarding subcontracting orders for monetary rewards
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一间电机工程公司在内地设有厂房,并把生产部经理王先生调派当地,负责监察机械生产程序。王先生在公司工作已有八年,一直深得公司赏识和信赖。由于有部分制造工序需要外判予当地的制造厂,于是王先生亦负责寻找合适的工厂,并批核订单。因工作关係,王先生认识了不少制造厂负责人,并经常应邀在工余时一起吃喝玩乐。后来,其中两名制作商向王先生表示可提供回佣,作为王先生向他们增发生产订单的报酬,而他们则提高订单价格,以补偿支付回佣的开支。王先生抵挡不住金钱的诱惑,收受了人民币合共五十七万五千元,并将有关款项带回香港存入自己的银行账户。

王先生会否违反法例?公司怎样可以防止上述陋习发生?

Case Analysis

根据《防止贿赂条例》第9条,王先生 (僱员)未经其僱主同意而收受利益(即两间制造商的五十七万五千元非法回佣) 作为向两名制造商发出更多生产订单的报酬,有可能触犯法例,而行贿者亦同属犯法。只要贿赂行为的任何部分(例如承諾、协议、索取或接受未经许可的利益) 在香港发生,仍会受到《防止贿赂条例》的监管。故此,王先生在香港的银行户口存入贿款,有可能触犯《防止贿赂条例》。

王先生与制造商的密切关係影响了他履行职务时的客观性。在商业社会里,虽然交际应酬有时在所难免,但过去不少案例均説明贿赂行为通常始于以一些小恩小惠作为诱饵,如免费餐宴、礼品等等。因此,机构负责人应经常留意及提醒职员,小心处理与个別供应商或分判商的关係,避免接受他们过于频密或奢华的款待。

 此外,机构亦应清晰地制订收受利益政策和要求员工申报利益冲突,并将有关政策知会供应商或分判商。若有职员违反法例或政策,公司应立刻採取行动,并作出举报。

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利用电脑 伪造帐目

货运公司东主利诱客户公司的船务文员伪造会计记录,以掩饰抬高的运输费用。
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False accounting
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卓姬是丝慧有限公司的船务文员。该制造公司专营出口真丝恤衫生意,在香港、广州、福州均设有厂房。

卓姬与德信货运公司的东主阿力稔熟。丝慧近八成的货运工作都是交由德信负责。阿力觉得德信能取得不俗业绩,多少有赖卓姬每每在运输过程中出现阻滞时,都能尽量配合解决问题。

圣诞节将至,阿力约卓姬共晋晚餐。吃过甜品后,阿力送了一只名贵手錶给卓姬。卓姬既惊且喜地收了下來。

阿力继而向卓姬大谈來年大计,并表示欲与她合伙经营生意。卓姬不明所以,阿力随即解释。

「我一向觉得对内地货品收取较低运费的做法并不合理。以后不論货品是否内地制造,我会划一收费。你不要让你的老闆知道此事,否则他会光顾另一家货运公司。你只需协助我处理文件,自然便可分到你应得的报酬。妳公司都很信任你, 不会有人怀疑。」

卓姬还未來得及反应,阿力已滔滔不绝的說:「事情很简单,先更改电脑资料,接着把资料列印出來,便可轻易地在发票和帐目上做手脚。」

卓姬不知如何是好。一方面这是一个相当吸引的建议,但另一方面,这却是一种诈骗公司的行爲。阿力看見卓姬犹疑不决,便继续穷追猛打道:「你尽心尽力爲公司,理应获得更大的回报,公司实在是亏待了你。丝慧的生意已很不错了,你也是时候照顾一下自己的利益。」

Case Analysis

个案中,卓姬是制造商的僱员,即《防止贿赂条例》第9条所指的「代理人」;而制造商就是卓姬的「主事人」。

根据《防止贿赂条例》第2条,利益包括任何馈赠、贷款、费用、报酬、佣金、职位、合约、服务、优待及免除借贷或法律责任等。

卓姬身为僱员,如果未得到其僱主同意,收受阿力的利益(名贵手錶及合伙经营生意),制作虚假的会计记录,协助阿力掩饰抬高的运费,便有可能触犯《防止贿赂条例》第9(1)条;阿力亦有机会因行贿而违反《防止贿赂条例》第9(2)条。

卓姬身为僱员蓄意利用虚假文件欺骗及误导她的主事人(即所属的制造商公司),亦有可能触犯《防止贿赂条例》第9(3)条

此外,卓姬和阿力可能会因密谋提供虚假资料以误导制造商而触犯伪造帐目及诈骗的罪行。

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濫用电邮系统

一名网页设计公司的营业经理,同时在公司的竞争对手内担任兼 职,他将自己公司客户的聯 络资料透过电邮转寄 给秘密雇 主,并从后者成功签订的合约中获取佣金。
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Misuse of an e-mail system
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一名网页设计公司的营业经理,同时在公司的竞争对手内担任兼职。为了在这个竞争激烈的行业中获得更多业务,竞争对手公司不惜向该名营业经理提供每份合约6% 的佣金作为转介客户资料的报酬。营业经理日间在网页设计公司工作,常以电邮聯络客户,因此,他要从中取得客户公司的业务资料,可谓易如反掌。他又利用电邮系统提供的方便,将客户给他的电邮转寄予他的秘密僱主。在四个月内,他曾先后六次非法传送这些资料;期间,他更向其中兩个客户讹称,竞争对手公司与网页设计公司具有代理协议,因而成功诱使客户与竞争对手公司签订合约。 

Case Analysis

根据《防 止 贿 賂 条 例》,佣金是利益其的一种。营业经理收受佣金,作为他将公司客户的资料转寄给竞争对手公司的报酬,已触犯《防 止 贿 賂 条 例》第 9 条;而行贿者亦同样会触犯贪污法例。

若管理层不重视系统保安工作,公司的整体资讯保安系统便形同虚设,而现有的客户和生意亦可能轻易落入 竞争者之手。

网页设计公司应採取充必要的保护措施 , 确 保數码资料得到妥善保存,并由授权人员严密看管,他们应聘请专业的资讯科技保安顾问,定期检讨公司的电脑系统,以提高保安质素。否则不法之徒便会有机可乘,例如以濫用电邮系统来犯案。 

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cases_137
调查问题
1. 您目前身处哪个国家或地区?
香港
中国大陆
其他(请说明)
2. 您代表的是哪种类型的组织?
上市公司
大型私营企业
中小企业/初创企业
非政府组织/非营利组织
公共组织
商会/行业协会
其他(请说明)
3. 贵组织的规模有多大?
1 - 49 名员工
50-99名员工
100 至 249 名员工
250名或以上的员工
4. 您的职级或职位是什么?
高管/高级管理层
中层管理人员
专业
管理层
一线/技术人员
其他(请说明)

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