业务管控 - 销售
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- 订定清晰的销售政策，包括折扣、销售佣金及委任销售代理人的政策。
- 订明销售决策及例外情况的审批权限和程序。
- 在可行的情况下分开销售职务，例如售货、收款、备存销售记录及计算销售佣金。
- 在适当情况下，向潜在客户提供清晰的价格、推广优惠、存货供应及信贷政策资料。
- 禁止职员向客户的员工提供回佣或回扣。如代理人代表客户采办或采购货品，须先确认客户准许有关安排，方可向代理人支付销售佣金。
- 向职员清楚说明，客户资料只可用于公司业务；并按有需要原则限制取阅权限，以及设置取阅控制和查阅记录。
- 使用电脑系统管理销售交易、价格、折扣及销售佣金。
- 为客户提供查询或投诉销售交易、发票及付款事宜的渠道，例如客户服务热线。
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- 在可行的情况下，提高公司委任分销代理人的透明度，包括政策、准则及条件。
- 规定委任分销代理人须由指定高级人员批准。
- 在委任条款中加入反贪条文，禁止在销售公司货品的过程中提供、索取或收受贿赂。
- 订定向分销代理人公平供应货品的政策，尤其是需求较高的货品。
- 考虑续聘分销代理人时，检视其工作表现。
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- 列明不同职级的销售人员就每类货品可提供的折扣或其他优惠。
- 就每项销售推广订定资格及条件，向销售人员发出清晰指引，并通知客户有关安排。
- 妥善保存完整的销售交易记录，包括日期、货品、客户资料、价格、折扣、销售点、负责职员及发票或收据号码。
- 规定外勤销售人员保存工作记录，记录曾联络或探访的客户及结果。
- 管制推广货品的存货，并以抽样或全面方式核对发货与销售记录。
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- 在可行的情况下，分开收款、记录及计算收入、存入银行、核对银行结单及簿记等职务。
- 在可行的情况下，将收银柜位等收款位置设于当眼地方，以便监察。
- 每部收银机同一时间只可由一名收银员操作；移交收银职务时须点算现金。
- 突击抽查手头现金，例如收银机内的现金。
- 为销售收据顺序编号，并列明足够的交易资料，例如售出货品、价格、折扣及推广礼品；在可行的情况下使用电脑列印收据。
- 提醒销售人员不可夸大或降低销售金额。
- 每日将所有现金及支票收入存入银行。
- 定期将会计记录，例如已收款项、应收帐项及已付佣金，与销售及银行记录互相核对。
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- 规定管理人员及督导人员密切监察销售活动，并抽查销售交易、记录及发票。
- 指派没有参与销售工作的职员或单位，向客户抽样核对价格、折扣、推广优惠、其他利益及付款等资料。
- 编制定期销售报告供管理层审阅，包括不同货品、销售点及销售人员的表现，以及已付销售佣金。
- 就不寻常的销售交易编制例外情况报告，例如过多折扣、长期逾期付款及注销帐项，并调查任何不寻常的模式。
