業務管控 - 銷售
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- 訂定清晰的銷售政策，包括折扣、銷售佣金及委任銷售代理人的政策。
- 訂明銷售決策及例外情況的審批權限和程序。
- 在可行的情況下分開銷售職務，例如售貨、收款、備存銷售記錄及計算銷售佣金。
- 在適當情況下，向潛在客戶提供清晰的價格、推廣優惠、存貨供應及信貸政策資料。
- 禁止職員向客戶的員工提供回佣或回扣。如代理人代表客戶採辦或採購貨品，須先確認客戶准許有關安排，方可向代理人支付銷售佣金。
- 向職員清楚說明，客戶資料只可用於公司業務；並按有需要原則限制取閱權限，以及設置取閱控制和查閱記錄。
- 使用電腦系統管理銷售交易、價格、折扣及銷售佣金。
- 為客戶提供查詢或投訴銷售交易、發票及付款事宜的渠道，例如客戶服務熱線。
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- 在可行的情況下，提高公司委任分銷代理人的透明度，包括政策、準則及條件。
- 規定委任分銷代理人須由指定高級人員批准。
- 在委任條款中加入反貪條文，禁止在銷售公司貨品的過程中提供、索取或收受賄賂。
- 訂定向分銷代理人公平供應貨品的政策，尤其是需求較高的貨品。
- 考慮續聘分銷代理人時，檢視其工作表現。
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- 列明不同職級的銷售人員就每類貨品可提供的折扣或其他優惠。
- 就每項銷售推廣訂定資格及條件，向銷售人員發出清晰指引，並通知客戶有關安排。
- 妥善保存完整的銷售交易記錄，包括日期、貨品、客戶資料、價格、折扣、銷售點、負責職員及發票或收據號碼。
- 規定外勤銷售人員保存工作記錄，記錄曾聯絡或探訪的客戶及結果。
- 管制推廣貨品的存貨，並以抽樣或全面方式核對發貨與銷售記錄。
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- 在可行的情況下，分開收款、記錄及計算收入、存入銀行、核對銀行結單及簿記等職務。
- 在可行的情況下，將收銀櫃位等收款位置設於當眼地方，以便監察。
- 每部收銀機同一時間只可由一名收銀員操作；移交收銀職務時須點算現金。
- 突擊抽查手頭現金，例如收銀機內的現金。
- 為銷售收據順序編號，並列明足夠的交易資料，例如售出貨品、價格、折扣及推廣禮品；在可行的情況下使用電腦列印收據。
- 提醒銷售人員不可誇大或降低銷售金額。
- 每日將所有現金及支票收入存入銀行。
- 定期將會計記錄，例如已收款項、應收帳項及已付佣金，與銷售及銀行記錄互相核對。
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- 規定管理人員及督導人員密切監察銷售活動，並抽查銷售交易、記錄及發票。
- 指派沒有參與銷售工作的職員或單位，向客戶抽樣核對價格、折扣、推廣優惠、其他利益及付款等資料。
- 編製定期銷售報告供管理層審閱，包括不同貨品、銷售點及銷售人員的表現，以及已付銷售佣金。
- 就不尋常的銷售交易編製例外情況報告，例如過多折扣、長期逾期付款及註銷帳項，並調查任何不尋常的模式。
