一般内部管控
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- 订明公司有关不同业务职能的政策及程序。
- 清楚界定各级职员和职位的责任及重要商业决策的批核人员。
- 透过简报或培训，确保有关职员明白公司的指引。
- 在需要时更新政策、指引及程序，以切合公司的运作。
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- 尽可能将业务过程中的各项重要职责分配予不同人士处理。
- 在资源许可下，确保由一名职员处理的重要程序须经另一名职员作全部或随机覆核。
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- 规定职员须就重要决策及活动备存妥善记录。
- 妥善保存重要记录及文件，以防窜改。
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- 将公司资料分类（例如机密及公开资料），并确保所有职员清楚知道资料的分类。
- 订明取阅资料的权限，并规定职员采取措施保障所管有的资料（例如将文件锁好或启用电脑密码保安）。
- 设立保安措施以保障电脑系统内的资料及记录（例如限制资料的修改及取阅权限）。
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- 管理人员须适当地抽查工作及业务交易，以侦察及阻吓违规行为。
- 设立资讯管理系统，规定员工定期向管理高层或董事会提供重要业务活动及趋势资讯，以便监察。
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- 设立简单方便的渠道，供客户及职员对公司的活动及运作提出意见/投诉，并承诺保密。
- 指派一名职级适当的独立人员，负责调查所接获的任何异常情况，以确保调查的公正公正。
- 鼓励职员向执法机构（例如廉政公署）举报怀疑贪污或其他罪行。
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- 设立内部审计职能，独立评估有关风险管理、监控系统及管治程序的成效。
- 确保内部审计职能：
- 独立于受审计的业务，有充足的合资格及经受训练的人手，可随时查阅各项记录，以及在有需要时可得到有关解释；
- 制订审计计划，列出将要进行的审计工作，并因应风险定期检讨有关计划；
- 直接向审计委员会（如有）或高级管理层汇报审计工作，并即时通所发现的严重问题；
- 充分考虑内部审计职能的意见及审计结果，并根据有关建议／结果作出适时的跟进行动。
