业务管控 - 采购 – 竞投及批出合约
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- 订立采购政策和程序
- 要求员工申报及妥善管理利益冲突
- 如资源许可，设立中央采购小组以监管采购工作
- 按采购价值订明审批人员职级
- 分工执行采购程序（例如不同职员负责递交申请、物色供应商、认收物品及付款）
- 实施预算管制，确保采购在预算内，否则须获批准并提供理据
- 采用具竞争性的采购方法以确保物有所值
- 低金额采购采用报价方式，高金额采购则以公开或局限性招标方式进行
- 保留采购记录，包括报价、甄选供应商决定及理据，以供审核
- 在可行及资源许可的情况下，将采购程序及管控措施数码化（例如采用电子采购系统）
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- 按类别编订恒常采购物品及服务的认可供应商名单
- 要求采购人员邀请名单上的供应商竞投，如偏离须提供理据
- 提供渠道供新供应商申请加入名单
- 制定纳入名单的准则（例如服务记录），并订明审批人员职级
- 透过用户意见评核供应商表现，供日后采购参考
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- 设计标准采购申请表格，记录规格、数量、送货日期及申请人与审批人员签署
- 指派高级人员审批规格，避免要求过紧而削弱竞争
- 将规格列入招标邀请文件
- 对经常采购的物品或服务（如文仪用品、保养服务）考虑批出定期合约
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- 尽可能要求书面报价
- 邀请认可名单上的供应商报价；名单以外的供应商仅在有理据及获批准时邀请
- 防止泄露或窜改报价（如以指定电邮信箱由获授权人员接收）
- 指定人员妥善保管报价单直至截标
- 保留报价单副本以供抽查
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- 成立评审委员会决定审批准则及甄选供应商（如用户、采购及专门部门人员）
- 邀请认可名单上的供应商投标，或考虑透过网页或报章公开招标
- 招标文件须包括规格、评审准则、合约条款及所需资料（如经验、建议书、价格）
- 订立评分标准，标明价格与技术建议的比重
- 确保所有投标者获得相同资料
- 规定投标者递交一式两份密封标书
- 截标前锁好标书（电子投标则以密码管控）
- 委派最少两名职员在截标后开启标书，并保留副本以供查核
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- 容许指定人员设立有预设限额的小额现金账户，并订立补充程序及权限
- 付款或发还款项须凭发票或收据；如无法取得则签署申领表
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- 按既定准则评审，要求委员会成员独立记录评审结果
- 复杂建议书可邀请投标者简报
- 拣选得分最高的投标者，否则须获特别批准并提供理据
