業務管控 - 採購 – 競投及批出合約
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- 訂立採購政策和程序
- 要求員工申報及妥善管理利益衝突
- 如資源許可，設立中央採購小組以監管採購工作
- 按採購價值訂明審批人員職級
- 分工執行採購程序（例如不同職員負責遞交申請、物色供應商、認收物品及付款）
- 實施預算管制，確保採購在預算內，否則須獲批准並提供理據
- 採用具競爭性的採購方法以確保物有所值
- 低金額採購採用報價方式，高金額採購則以公開或局限性招標方式進行
- 保留採購記錄，包括報價、甄選供應商決定及理據，以供審核
- 在可行及資源許可的情況下，將採購程序及管控措施數碼化（例如採用電子採購系統）
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- 按類別編訂恆常採購物品及服務的認可供應商名單
- 要求採購人員邀請名單上的供應商競投，如偏離須提供理據
- 提供渠道供新供應商申請加入名單
- 制定納入名單的準則（例如服務記錄），並訂明審批人員職級
- 透過用戶意見評核供應商表現，供日後採購參考
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- 設計標準採購申請表格，記錄規格、數量、送貨日期及申請人與審批人員簽署
- 指派高級人員審批規格，避免要求過緊而削弱競爭
- 將規格列入招標邀請文件
- 對經常採購的物品或服務（如文儀用品、保養服務）考慮批出定期合約
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- 盡可能要求書面報價
- 邀請認可名單上的供應商報價；名單以外的供應商僅在有理據及獲批准時邀請
- 防止洩露或竄改報價（如以指定電郵信箱由獲授權人員接收）
- 指定人員妥善保管報價單直至截標
- 保留報價單副本以供抽查
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- 成立評審委員會決定審批準則及甄選供應商（如用戶、採購及專門部門人員）
- 邀請認可名單上的供應商投標，或考慮透過網頁或報章公開招標
- 招標文件須包括規格、評審準則、合約條款及所需資料（如經驗、建議書、價格）
- 訂立評分標準，標明價格與技術建議的比重
- 確保所有投標者獲得相同資料
- 規定投標者遞交一式兩份密封標書
- 截標前鎖好標書（電子投標則以密碼管控）
- 委派最少兩名職員在截標後開啟標書，並保留副本以供查核
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- 容許指定人員設立有預設限額的小額現金賬戶，並訂立補充程序及權限
- 付款或發還款項須憑發票或收據；如無法取得則簽署申領表
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- 按既定準則評審，要求委員會成員獨立記錄評審結果
- 複雜建議書可邀請投標者簡報
- 揀選得分最高的投標者，否則須獲特別批准並提供理據
