业务管控 - 存货管理
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- 制定存货管理程序，包括货品认收、储存及保安，存货补充、发放、弃置及核对，以及差额处理和记录修订
- 尽可能分工及订明各存货管理的角色及职能（如发放、弃置、注销及修订记录）以及审批权限
- 禁止有权存取货物职员更改存货记录
- 备存妥善存货记录，包括货品识别资料（代码、批次编号、详情、有效日期）、收发交易（日期、货品、数量、单据编号、人员姓名、地点）及每类货品存量
- 如资源许可，使用电脑存货管理系统；可考虑采用条码或无线射频科技加强管控
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- 要求仓务员按购货订单核对货品规格及数量，并在发票或送货单上签署认收
- 大量或高价货品须委派采购或督导人员在场监察及加签认收
- 要求仓务员向主管汇报过量订购、货品短缺或损坏情况
- 对存货采取足够保安措施（如高价货品上锁，以智能卡或不可复制锁匙限制进出）
- 安装具备录影功能的闭路电视监察仓库出入口
- 仓务员调动时应更换密码及锁匙
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- 规定收货人员须出示经适当职级人员批核的货品申请表并确认收讫
- 要求负责人员须尽快更新存货记录
- 严格按「先入先出」原则发放货品，特别是有有效日期或存仓限期的货品
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- 弃置货品（如过期、损坏或低流量）及方法（如报废、拍卖或捐赠）须由不参与仓务的指定管理人员批核
- 如出售弃置货品，须以公平竞争方式邀请报价
- 妥善记录所有弃置，包括审批人员、日期及证明（如销售单据）
- 督导或独立人员应抽查建议弃置货品的状况及数量，并抽样监察弃置程序
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- 指派独立人员（如会计部）定期进行存货核对或盘点
- 规定仓务主管突击抽查存货，特别是高价货品
- 调动管仓人员职务时应进行盘点
- 根据实际运作预计正常耗损量，并调查不寻常的存货短缺
- 所有存货记录调整须清楚解释原因，并由指定管理人员批核
- 撰备定期及年终存货管理报告（如总收货量、发货量、耗损量、弃置量、出售收入或亏损），供管理层审阅
