《防贪锦囊》 - 人事管理
国祥是一名行政人员,需要每年撰写下属的考勤报告,他知道这是公司考虑员工升迁的重要參考资料。公司最近新增了一个行政人员职位,国祥的兩名下属阿好及波仔均是被考虑的人选。阿好的工作表现一般,但与国祥的工作关係良好。如果阿好晋升至与他同等的职级,亦不会对他构成威胁或削弱他在公司的領导地位。相反,波仔的表现虽然十分出色,但由于他为人较为进取及急于求变,国祥感到难与他相处,况且波仔一旦升职,更可能危及国祥在公司的前途。其实,公司其他同级行政人员为了巩固自己的势力也会用人唯亲,这点国祥早已知晓。
国祥应否给阿好撰写一份高度评价的周年考勤报告,而对波仔的工作表现只给予普通的评价?怎样做才会对公司带來最大的益处?国祥应採取哪种态度才对自己最有利?
国祥面对道德两难,冲击他的个人价值观如公平、尽责及诚实。在处理此事上,国祥
应釐清事实及相关的持份者,并在评估所有可行办法及作出决定时考虑以下因素:
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佩华是一间香港手袋制造商驻内地生产工厂的生产主管。公司正在制定扩张计划,决定将内地的大部分生产缐转移到租金和工资相对较低的越南,但是缩减内地厂房的规模需要大量的遣散费,佩华的老闆指示佩华将工厂的中央空调关掉,迫使工人因不能忍受酷热的工作环境而自行辞职。面对这种无理的指令,佩华感到非常为难,但是她的老闆却一再犟调,对公司而言,最重要的是达致预期的回报。
佩华应否依从指令?她应否至少让工人得悉公司的计划?她个人的事业前途会否因此而受损?
佩华面对道德两难,冲击她的个人价值观如诚实、尽责、尊重及同理心。在处理此事上,佩华应釐清事实及相关的持份者,并在评估所有可行办法及作出决定时考虑以下因素:
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阿文介绍朋友宏森到他任职的小型资讯科技公司公司工作。多月來,阿文的老闆兆球一直向阿文投诉宏森的工作表现。事实上,宏森躭误工作的情况已是人所共知,他处事慢条斯理,总爱着眼于一些不必要的细节。兆球因为宏森是阿文介绍的,而阿文又为公司赚来不少盈利,所以兆球一直忍受,以免阿文不快。兆球向阿文透露,指宏森并不是公司所需要的那類员工,他已决定另觅一名「效率高、价钱平」的新人取代宏森。
作为宏森的同事兼好友,阿文正考虑应否提早告诉宏森这个消息,以便他可以做好准备。如兆球的说法正确,开除宏森符合公司的长远利益,而且可以与兆球维持良好关係,但另一方面,预早洩露消息亦可能会破坏兆球的信任及员工视气。
究竟应否通知宏森?阿文为此烦恼不堪!
阿文面对道德两难,冲击他的个人价值观如诚实、尽责及同理心。在处理此事上,阿文应釐清事实及相关的持份者,并在评估所有可行办法及作出决定时考虑以下因素:
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菲力是一间大型玩具厂的生産部经理,其助手阿芝及家俊负责处理生产缐工人的逾时工作津贴申请。阿芝因为是总经理的亲戚,而且靑春少艾,样貌端好,甚得菲力喜爱;家俊一向卤莽无禮,从來不放菲力于眼内。最近,财务部向菲力投诉,质疑多项经阿芝提交的逾时工作津贴申请。公司内有传言谓,阿芝夸大逾时工作时间,甚至利用「鬼工」提交虚构的申请。可是,菲力从來不会质疑阿芝提交的资料,只会好言相劝,提醒阿芝将來处理逾时工作津贴申请时还是谨慎爲妙。
另一方面,财务部亦有向菲力投诉家俊。他们发现家俊提交的超时工作时数与实际有差异。不过菲力处理家俊的手法则相对地严苛。
菲力以双重标准处理事情是否恰当?同事们又会怎样看待菲力的作为呢?若菲力严厉对待阿芝,会否令总经理不快而影响他的前途?
菲力面对道德两难,冲击他的个人价值观如公平、责任感及诚实。在处理此事上,菲力应釐清事实及相关的持份者,并在评估所有可行办法及作出决定时考虑以下因素:
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新年将至,资深导游Vincent预计将有大量的入境旅行团,并相信这是赚取高额小费的黄金机会。因此,他想尽办法希望有更多带团的机会,以增加自己的收入。
Vincent精心挑选了一些价格不菲的海味,以新年送礼的名义送给旅行代理商经理Victor,希望Victor能在编排新年旅行团时,优先安排他接待高消费游客入境团,从而赚取更多的小费。
Victor知道Vincent在旅行代理商工作多年,一直尽心尽力,而且经验丰富,因此由他接待高消费游客入境团也是非常恰当。加上节日送礼是正常的社交礼仪,所以对于Vincent送赠昂贵的海味,Victor并不觉得有任何不妥。然而,为免招来话柄,Victor提醒Vincent他们的谈话内容必须保密。
根据《防止贿赂条例》,海味是利益的一种。若Victor在未得所属旅行代理商的许可下,接受Vincent提供的馈赠,并在编排值勤表时对Vincent作出优待,Victor和Vincent均有可能触犯《防止贿赂条例》第9条。即使Victor认为Vincent有能力接待高消费游客的入境团,且他深信自己在编排值勤表时沒有对Vincent特別优待,但这绝对不能作为收受利益的合理辩解。
此外,根据《防止贿赂条例》第19条,行贿受贿双方均不能以行规或惯例等藉口作为提供及接受利益的辩护理由。即使该馈赠是在节日期间赠送予Victor,亦不能以此作为免责辩解。法庭只会以Victor是否获得僱主的许可作为依据。
身为管理人员,Victor不应接受下属提供的利益,以免在督导工作上难以秉公办理,甚或引来偏颇的怀疑。
Heidi在服装零售集团工作,最近被擢升为人事部经理。公司计划在香港扩展业务并开设多间新服装店。Heidi和她的下属负责为新店招聘店舖经理和售货员。在面试过程中,她发现其中一位应徵者是她的表弟。她觉得这是一个美丽的巧合,在沒有向公司申报他们关係的情况下,继续与表弟进行面试。她认为自己能在执行职务时保持公正,亦觉得表弟在众多应徵者中表现最好,因此对表弟的表现给予极高的评价。
Heidi负责招聘面试。然而,其中一位应徵者是她的亲属,因此存在实际的利益冲突情况。Heidi应尽量避免利益冲突及遵守公司守则处理利益冲突的情况,例如向公司申报他们的关係。
如果Heidi沒有披露该利益冲突,公司便无法採取适当措施,以减低利益冲突带来的风险(例如重新调配另一名沒有利益冲突的人员履行面试的职责),甚至引起偏袒和处事不公的指控,令公司声誉受损。此外,未按要求申报利益冲突会使职员的诚信受到质疑。即使Heidi认为自己能公平评核所有应徵者的表现,而她的亲属亦是最佳人选,她仍会因处于利益冲突的情况而令人怀疑她在招聘过程中滥用自己的影响力,并对其他应徵者造成不公。
如在处理招聘过程中以任何欺诈手段向僱主隐瞒利益冲突致使自己或亲友从中获利,有可能触犯刑事罪行,包括欺骗及欺诈等。若当中涉及贿赂,亦可能违反《防止贿賂条例》。
Gloria出任一间连锁零售店的区域经理,负责管理多间分店的日常营运及员工管理事宜,包括员工的职务调动、假期批核及晋升安排。
店舖销售员Gigi透露,过去两年Gloria多次要求下属赠送礼物,包括名牌手袋和首饰,并向下属暗示,只有赠送礼物的员工才有机会获安排到工作较轻松的岗位、被批予长假或有晋升的机会。为免影响个人事业发展,许多员工被迫「就范」,Gigi对此感到不知所措。Gloria则认为上司和下属建立友好关係是正常不过的事,因此并不觉得收取下属赠送的礼物有何不妥。
若Gloria未得其主事人,即零售店的许可,索取及接受下属赠送的礼物,以滥用职权在安排工作调配、批假及晋升上优待个別下属,她有可能触犯《防止贿赂条例》第9条;而提供馈赠的下属亦同样犯法。
根据《防止贿赂条例》第11条,行贿受贿双方一旦达成协议,即使最终受贿者无权或无机会办理有关要求、无意图办理有关要求、或事实上并无办理有关要求,双方仍属违法。因此,即使Gloria最后在管理员工上沒有优待提供利益的下属,即贪污的目的未达成,他们仍然有可能触犯《防止贿赂条例》。
在团队合作上,上司与下属保持良好的合作关係是无可厚非的,但上司绝不可公私混淆,收受下属的馈赠,以致欠下对方人情,令自己无法履行应有的人事管理及督导责任。Gloria的行为,一方面会引发其他下属和同事非议及不满,影响其管理成效,另一方面也会打击员工士气,造成不良风气。
Ophelia在一家酒店担任兼职工作,负责招待在酒店举行会议及宴会的来宾。最近,她计划与男友去日本旅行一星期,但这意味著她将失去可观的兼职收入。刚好Ophelia的表妹Ollie也在同一家酒店工作。Ophelia于是要求Ollie在当月的值勤记录表上伪造她的签名,假装自己有上班,以欺骗酒店发放工资。
然而,Ollie认为伪造虚假记录属于欺诈行为,因此坚决拒绝了Ophelia的请求。于是,Ophelia向另一名兼职员工Oscar提出同样的请求。为了诱使Oscar,Ophelia答应在日本协助他购买限量版的动漫模型。Oscar无法抵挡诱惑,最终决定帮Ophelia在值勤记录表上伪造她的签名。Ollie知道Ophelia与Oscar串通的不法行为,却因不忍告发表姐而选择视而不见。
Ophelia故意向公司提交虚假的值勤记录,意图欺骗雇主发放薪金,即故意利用载有虚假资料的文件欺骗雇主,她可能会触犯《防止贿赂条例》第9(3)条或其他诈骗罪行;Oscar亦可能因此被控串谋诈骗罪。面对Ophelia提出协助购买限量版动漫模型的诱惑,Oscar应立即拒绝,避免因欠下对方人情而作出违法行为。
Ollie明知Ophelia提交虚假文件以欺骗酒店,但却选择视而不见。然而,蓄意隐瞒或包庇不法行为,都可能会被怀疑有份参与违法行为。因此,为了保障自己及公司的利益,员工必须对贪污采取零容忍态度,挺身向廉署举报。
酒店正值宴会的繁忙季节,通常会以时薪聘请临时员工来协助工作。根据酒店的规定,若员工在午夜12时后离开工作岗位,便可获得额外的交通津贴。
Nancy在酒店工作已有一段时间,因工作效率高且勤奋,深受酒店经理Nick的赏识。儘管Nancy实际上只工作到晚上11时,但为了获得额外的交通津贴,她请求Nick让她虚报工时至午夜。起初,Nick对此有所犹豫,但考虑到酒店业招聘困难,他最终决定对Nancy的行为只眼开只眼闭,并在她的值勤记录上签名确认,助她获得额外补贴。
Nancy故意提交虚假的值勤记录,意图欺骗僱主支付工资。她可能违反《防止贿赂条例》第9(3)条或其他诈骗罪行,因为她故意使用载有虚假资料的文件欺骗她的僱主。即使Nick沒有收取任何利益,亦可能因此被控串谋诈骗罪。
Nick作为管理人员,他有责任执行其督导工作。除了履行自己的工作责任外,更要以身作则,树立良好榜样,并监督下属的行为操守和工作表现,确保他们守法循规。
员工应时刻保持警觉,对贪污及违规行为採取零容忍态度,挺身向廉政公署及公司举报。员工若对不法行为视而不见,甚至包庇有关行为,不但助长歪风,更会损害公司利益。
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