業務管控 - 存貨管理
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- 制定存貨管理程序，包括貨品認收、儲存及保安，存貨補充、發放、棄置及核對，以及差額處理和記錄修訂
- 盡可能分工及訂明各存貨管理的角色及職能（如發放、棄置、註銷及修訂記錄）以及審批權限
- 禁止有權存取貨物職員更改存貨記錄
- 備存妥善存貨記錄，包括貨品識別資料（代碼、批次編號、詳情、有效日期）、收發交易（日期、貨品、數量、單據編號、人員姓名、地點）及每類貨品存量
- 如資源許可，使用電腦存貨管理系統；可考慮採用條碼或無線射頻科技加強管控
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- 要求倉務員按購貨訂單核對貨品規格及數量，並在發票或送貨單上簽署認收
- 大量或高價貨品須委派採購或督導人員在場監察及加簽認收
- 要求倉務員向主管匯報過量訂購、貨品短缺或損壞情況
- 對存貨採取足夠保安措施（如高價貨品上鎖，以智能卡或不可複製鎖匙限制進出）
- 安裝具備錄影功能的閉路電視監察倉庫出入口
- 倉務員調動時應更換密碼及鎖匙
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- 規定收貨人員須出示經適當職級人員批核的貨品申請表並確認收訖
- 要求負責人員須盡快更新存貨記錄
- 嚴格按「先入先出」原則發放貨品，特別是有有效日期或存倉限期的貨品
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- 棄置貨品（如過期、損壞或低流量）及方法（如報廢、拍賣或捐贈）須由不參與倉務的指定管理人員批核
- 如出售棄置貨品，須以公平競爭方式邀請報價
- 妥善記錄所有棄置，包括審批人員、日期及證明（如銷售單據）
- 督導或獨立人員應抽查建議棄置貨品的狀況及數量，並抽樣監察棄置程序
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- 指派獨立人員（如會計部）定期進行存貨核對或盤點
- 規定倉務主管突擊抽查存貨，特別是高價貨品
- 調動管倉人員職務時應進行盤點
- 根據實際運作預計正常耗損量，並調查不尋常的存貨短缺
- 所有存貨記錄調整須清楚解釋原因，並由指定管理人員批核
- 撰備定期及年終存貨管理報告（如總收貨量、發貨量、耗損量、棄置量、出售收入或虧損），供管理層審閱
