業務管控 - 財務管理
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- 制訂清晰的財務管理政策、程序及指引，並規定職員嚴格遵從包括：
- 負責批核開支（如採購、維修、培訓）、預算變動、付款或簽發支票的指定人員及相應財政限額；
- 付款申請程序及所需證明文件；以及
- 規管酬酢開支和公務外訪的政策（如公務目的、每人每次上限、許可開支項目、發還程序及所需文件）
- 訂明董事及職員就酬酢、海外考察等申請發還開支的標準、程序及所需證明文件，以確保開支合理且用得其所
- 盡量將財務管理過程中的職務分工（如收費、銀行結單對帳及記帳）
- 委派獨立人員進行隨機抽查和內部審計，以確保員工遵守財務管理程序
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- 在每個財政年度開始時提交活動計劃及財政預算，供董事會（或財務委員會）審批
- 財政預算應包括：
- 未來一年每項預計收入和支出，以及上年度預算和實際收支；及
- 開支預算分類細項，包括員工開支（薪金、強積金、福利及津貼）、行政開支（租金、公用服務費），以及經常和非經常性開支（如交付成本、大型翻新工程）
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- 訂明不同金額交易的付款方法（如除小額現金外須以支票付款）
- 確保付款程序設有足夠的物理及電腦保安措施（如安全存放空白支票、收據及機構印鑑；限制存取會計資料；對操作銀行帳戶的密碼嚴格保密並定期更換）
- 設立機制查察及遏止無故拖延付款或重複付款
- 管控支票付款：
- 使用劃線支票並註明「只可存入收款人帳戶」，由至少兩名授權人員簽署；
- 簽署人須在簽署前核實支票與發票資料相符；
- 嚴禁預先簽發空白支票；及
- 支票順序簽發，作廢支票加蓋「作廢」印章並保留作審計
- 確保所有付款：
- 具有供應商發票載列已驗收物品或服務詳情及應付金額，以及經核實的相關記錄（如送貨單、貨品短缺或損壞記錄、服務完成記錄）；及
- 由負責職員核對確認付款細節準確，並在規定的時限內處理
- 設立定額小額現金制度，包括：
- 指定小額現金管理人並設定上限；
- 憑書面申請及經批核的單據發放現金；
- 在發票及收據正本加蓋「付訖」印章；
- 申領人須簽名確認收訖並註明日期；及
- 除非經批准並有充分理由，否則不得預支現金
- 有系統地保存付款記錄及所有相關證明文件（如購貨單、發票及送貨單），以便審核及審計
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- 規定會計或財務部定期向董事會及／或財務委員會呈交財務報告
- 覆核財務報告以確定收支合理（如貴重物品購買價與市價比較）及重大差異的原因；比較本年度與上年度資產負債表，如有重大差異須要求充分理由
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- 視乎機構規模及需要，委任獨立內部審計小組（長期或特別委派）就高風險業務（如採購）進行獨立審計，確保遵守政策、程序及資助規定
- 由董事會或審計委員會批准委任外聘專業審計師進行年度財務審計
- 確保內部審計人員及外聘審計師可直接聯絡審計委員會或董事會
- 就審計結果及建議採取適當行動，並記錄在案
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- 在資源許可的情況下，委派監督人員或獨立高級人員定期核實入數紙和銀行結單與收銀記錄是否一致；付款記錄和證明文件是否相符；會計記錄與付款憑單是否一致，以查察未經授權付款、違規支出或分拆訂單等異常情況
- 編製定期財務報告供管理層閱覽，清楚列明收入及支出細目（如人事、行政、採購、宣傳及交通開支）
- 在資源許可的情況下，將財務管理程序數碼化（如設立財務資訊管理系統，設有工作程序管控如預算變動審批，及保安措施如獨一無二的用戶帳戶、密碼保護及審核追蹤）
